”ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LA EMPRESA”
La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la empresa, así como el empleo de todos los demás recursos de los que se dispone, con el propósito de alcanzar las metas establecidas por la organización.
Podemos definir el término decisión como la elección entre varias alternativas posibles, teniendo en cuenta la limitación de recursos y con el ánimo de conseguir algún resultado deseado.
La toma de una decisión supone seguir una serie de pasos, un proceso que va desde la definición del objetivo a la evaluación del resultado final obtenido tras poner en marcha dicha decisión. Todo proceso de decisión dentro de la empresa sigue las siguientes fases:
1. Definir el objetivo que se quiere conseguir o identificar un problema, es decir, tener claro dónde se quiere llegar. 2. Conseguir toda la información que se considere importante sobre hechos actuales y pasados para conseguir el objetivo propuesto o solucionar el problema. 3. Establecer hipótesis sobre el comportamiento de las variables que se tengan, es decir, establecer previsiones. 4. Describir todos los caminos posibles para llegar al objetivo, es decir, diseñar alternativas. 5. Evaluar cada una de las alternativas, con la finalidad de conseguir todos los propósitos, incluso los económicos. 6. Seleccionar la alternativa, es decir, tomar la decisión. 7. Realizar o ejecutar las actuaciones previstas en el camino seleccionado.8. Establecer el control que permita detectar si se cumplen las previones.
La planificación consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de conseguir los fines de la organización. La planificación debe estar presente en los tres niveles estratégicos de la organización de una empresa: el nivel directivo, gerencial y operacional; con la finalidad de que exista una congruencia en lo que se planea con lo que realmente se puede realizar en las diferentes áreas de la organización.
La mayoría de los planes incluyen una serie de elementos como son los siguientes: objetivos, políticas, procedimientos, reglas y presupuestos.
Todo proceso de planificación consta de una serie de etapas que se han de ir cubriendo durante la elaboración de los planes.
La existencia de diversos tipos de planes, supone que estos pueden considerarse desde varios puntos de vista; podemos clasificarlos atendiendo a los siguientes criterios:
Existe en la empresa una organización planeada por la dirección o formal. También existe una organización espontánea o informal, consecuencia de las relaciones personales y afectivas entre los miembros de la organización. La organización informal y la formal conviven en las empresas. Para comprender el funcionamiento de la empresa, el líder debe conocer perfectamente ambas.
La estructura formal está constituida por la estructura intencional perfectamente definida y relativamente estable, es decir, se trata de la estructura empresarial que articula el funcionamiento de la empresa con sus niveles de autoridad, reparto de tareas, responsabilidad, canales de comunicación establecidos, etcétera. Un ejemplo de organización formal es la relación extrictamente laboral que se da entre las personas que trabajan en una empresa, como la que se establece entre el jefe y el trabajador dentro del propio trabajo.
Al margen de la estructura formal, surgen de forma espontánea, numerosos grupos, líderes, canales de comunicación... Esta estructura alternativa se denomina organización informal. Se define como una red de relaciones personales y sociales no establecidas por la dirección sino que se producen espontáneamente cuando las personas interactúan entre sí. Como consecuencia de esta organización informal, los canales de comunicación (canales informales) pueden funcionar de forma diferente, reafirmando la formación de líderes o jefes informales al margen de los jefes establecidos en la organización formal. Un ejemplo de organización informal es el equipo de bolos de los empleados del banco, las relaciones entre dos compañeros de trabajo que juegan en el mismo equipo de fútbol o un jefe y un trabajador que estudiaron juntos.
La estructura organizativa de una empresa está formada por el conjunto de elementos que la integran, junto con las atribuciones que tienen asignadas y las relaciones jerárquicas y funcionales existentes entre los mismos.
El organigrama es un documento que representa gráficamente la estructura formal de la empresa y permite ver las relaciones, dependencias y conexiones que pueden existir entre sus miembros. Lo realiza la dirección, estableciendo así la cadena de mando y la forma en que se delega la autoridad.
El principal objetivo que subyace en toda organización es la división del trabajo. Se trata de dividirlo, y subdividirlo si es necesario, entre grupos de personas por tareas. A este proceso se le denomina departamentalización y a las divisiones que resultan unidades organizativas o departamentos. En los organigramas se pueden apreciar los diferentes departamentos y las relaciones que existen entre ellos. Los principales tipos de departamentalización que se aplican en la práctica son los siguientes:
Departamentos por funciones: separan las tareas según los tipos de actividades (producción, marketing, finanzas, personal).
Departamentos por territorios: según división geográfica.
Departamentos por productos: las empresas que elaboran productos muy diferentes, o distintas clases de productos, se dividen creando un departamento para cada uno.
Departamentos por procesos: en el área de fabricación es frecuente la división del trabajo que en realidad forma un proceso continuo, en varias fases de cada una de las cuales se encarga un departamento.
Departamentos por clientes: en función de los diversos tipos de clientes que se tienen y de los intermediarios que se utilizan.
En el organigrama, podemos ver diferentes tipos de organización empresarial, entre otras:
El modelo lineal o jerárquico: es la estructura utilizada en empresas pequeñas dominadas por un empresario director. Poca especialización de tareas y escasa formalización. El poder está centralizado.
Estructura en línea y staff: es aquella en la que se combinan las relaciones de autoridad directa, propias de la estructura lineal, con relaciones de consulta y asesoramiento (staffs).
Estructura funcional: responde a la necesidad de contar con especialistas en los distintos niveles jerárquicos. Se caracteriza porque los subordinados reciben órdenes, comunicación y asesoramiento de varios jefes diferentes.
